Presupuesto vs factura: cuándo conviene cada uno
Una de las preguntas que más nos hacen los que recién empiezan: "¿le mando una factura al cliente o un presupuesto?". Vamos a aclararlo de una vez.
El presupuesto
Es una propuesta. Le decís al cliente: "esto te puedo hacer, por este precio, en este plazo". No tiene validez fiscal: si el cliente no acepta, no pasa nada, no le debés nada a AFIP, no descontás stock.
El presupuesto puede tener un descuento, una fecha de validez ("válido por 15 días"), una forma de pago ("50% adelanto, 50% contra entrega"), etc.
La factura
Es un comprobante fiscal. Cuando emitís una factura ya hay venta hecha: AFIP la recibe, te la autoriza con CAE, y cuenta como ingreso a efectos impositivos. Si después el cliente no paga, hay que hacerle nota de crédito o iniciar cobranza.
¿Cuándo mando uno y cuándo el otro?
| Situación | Qué mandás | |---|---| | Te están pidiendo un precio | Presupuesto | | El cliente todavía está decidiendo | Presupuesto | | Ya cerraste la operación | Factura | | Te están pidiendo un papel para "ver si nos arreglamos" | Presupuesto | | Ya entregaste o estás por entregar | Factura |
Regla simple: mientras esté en duda, presupuesto. Cuando ya está confirmado, factura.
El error típico
Mucha gente le manda factura al cliente "para ir avanzando", el cliente desaparece, y te queda la factura emitida en AFIP. Después tenés que hacer nota de crédito (más papeles, más trabajo) y, en el medio, esa factura cuenta para tu IVA.
Mejor: mandás presupuesto primero. Si el cliente acepta, en un clic lo convertís en factura. Si no acepta, no pasó nada.
Cómo lo hace Zetta
En Zetta, el flujo es el siguiente:
- Cargás el presupuesto con productos, descuentos y validez.
- Se lo mandás al cliente en PDF por email.
- Si acepta, hacés "Convertir a factura" y se genera la factura electrónica con CAE de AFIP, sin volver a cargar nada.
- Si no acepta, lo dejás archivado o lo descartás.
En resumen
Presupuesto antes, factura después. Te ahorra notas de crédito, líos con AFIP y discusiones con el cliente. Y te hace ver más profesional.