Los 5 errores típicos de llevar el stock a mano (y lo que cuestan)

"Mi negocio es chico, no necesito un sistema". Lo escuchamos todas las semanas. Y casi siempre, cuando te ponés a hacer la cuenta, descubrís que estás regalando plata.

Error 1: vender lo que no tenés

Cómo pasa: un cliente pide algo, mirás el cuaderno (que tiene los números de la semana pasada), le decís que sí, después no encontrás el producto, llamás al proveedor "rápido", y termina costándote tres días.

Cuánto cuesta: un cliente que se frustra y se va a la competencia + el envío urgente que pagás.

Error 2: comprar lo que ya tenías

Cómo pasa: revisás el depósito a ojo, decís "creo que me falta", pedís más, llegan 100 unidades. Ya tenías 80 ahí abajo de unas cajas.

Cuánto cuesta: plata inmovilizada, espacio ocupado, productos que se vencen o pasan de moda. En rubros con productos perecederos, este error solo te puede comer el 5-10% del margen anual.

Error 3: no darte cuenta del producto que se vende solo

Cómo pasa: un producto rota muchísimo y no te diste cuenta. Te quedás sin stock justo de ese, y el día que llegan los clientes a comprarlo, no tenés.

Cuánto cuesta: todas las ventas perdidas de tu producto estrella, justo el que más margen te da.

Error 4: no darte cuenta del producto que no rota

Cómo pasa: lo opuesto. Tenés productos hace seis meses ahí, ocupando lugar, sin moverse. No te das cuenta porque no aparecen en ningún reporte (no los hacés).

Cuánto cuesta: plata atrapada en mercadería que vas a tener que rematar para recuperar algo.

Error 5: que se "te vayan" cosas

Cómo pasa: sin un sistema que tracee entradas y salidas, no podés detectar diferencias. Si un empleado se lleva mercadería o se pierde algo, lo notás meses después (o nunca).

Cuánto cuesta: según el rubro, entre 1% y 5% del stock por año. Para un negocio que mueve 10 millones, eso son entre 100 y 500 mil pesos por año en mercadería que desaparece.

La cuenta total

Si sumás todo, una PYME promedio en Argentina pierde entre el 5% y el 15% de su facturación anual por no llevar bien el stock. Hagamos la cuenta:

| Facturación anual | Pérdida 10% | |---|---| | $5.000.000 | $500.000 | | $20.000.000 | $2.000.000 | | $50.000.000 | $5.000.000 |

Un sistema que lleva el stock por vos te sale entre $20.000 y $50.000 por mes. La cuenta se hace sola.

¿Por dónde empiezo?

1. Cargá los productos que más vendés (con foto, precio, stock actual).
2. A partir del lunes, toda venta pasa por el sistema. Sin excepciones.
3. Toda compra se carga apenas llega del proveedor.
4. A los 30 días mirás el reporte de movimientos. Vas a alucinar con la información que sale.

En resumen

El stock no es algo que tengas que llevar "perfecto". Tiene que estar vivo: actualizándose con cada venta y cada compra. Si lo dejás en un cuaderno, te está costando plata todos los días, sin que lo veas.